Belgium Hospitality Club kiest voor Odoo implementatie van OBS Solutions
Succesverhaal van
Belgium Hospitality Club (BHC)
Belgium Hospitality Club is de partner die toeleveranciers uit diverse sectoren verenigt in een professioneel netwerk. Hun doel: kennisdeling, leadgeneratie en samenwerkingen stimuleren tussen leden en de verschillende industrieën. Van netwerkevents tot gezamenlijke beurzen zoals Horeca Expo.
De groei van het ledenbestand en het toenemend aantal activiteiten legden de beperkingen van hun bestaande tools bloot: een statische website, losse contactlijsten, handmatige communicatie en geen centraal overzicht van leads of ledeninteracties.
Wat was de aanleiding voor de nieuwe ERP-oplossing?
Met Odoo 18 bouwden we een volledig geïntegreerd platform voor communicatie, ledenbeheer en eventorganisatie. Geen maatwerk, wél strategische keuzes in standaardmodules.
Oplossing en Odoo implementatie
1. Website met formulieren
De bestaande website werd herbouwd in Odoo, voorzien van intuïtieve webformulieren voor lidmaatschapsaanvragen, contactverzoeken en eventregistraties. Inzendingen worden automatisch doorgestuurd. Mooie vormgeving, mobielvriendelijk en eenvoudig te beheren door het team zelf.
2. Projecten (vragenbeheer)
Inkomende vragen van leads, partners of geïnteresseerde bezoekers worden automatisch omgezet naar projecttaken. Zo volgt het team elke aanvraag gestructureerd op met duidelijke deadlines, verantwoordelijken en statusupdates. Geen mailtjes meer die verloren gaan.
3. Contacten (ledenbeheer)
Alle leden, sponsors en partners worden centraal beheerd met gestructureerde tags en koppelingen naar deelname aan evenementen, verzonden nieuwsbrieven en facturatiegeschiedenis.
4. Evenementen
BHC organiseert jaarlijks verschillende netwerkevents. Via de Odoo Event-module worden deze nu professioneel beheerd: van uitnodiging tot inschrijving, ticketing en deelnemerslijsten. Alle communicatie gebeurt rechtstreeks via het platform, en elke inschrijving wordt automatisch gelinkt aan de juiste contactfiche.
5. Verkoop & facturatie
Lidmaatschappen, sponsoring of eventbijdragen worden voortaan automatisch gefactureerd op basis van offertes of directe verkooporders. De boekhoudmodule verwerkt betalingen, koppelt ze aan banktransacties en houdt overzicht over openstaande saldi.
6. E-mailmarketing
De nieuwsbriefcampagnes zoals aankondigingen van events of partnernieuws worden verstuurd via Odoo E-mailmarketing. Dankzij de segmentatie op type lid, interessegebied of eventdeelname kunnen nieuwsbrieven gerichter en effectiever worden ingezet. Rapportage geeft inzicht in open-ratio’s en clicks.
Welke processen zitten er in Odoo?
Wat waren de belangrijkste voordelen na de Odoo implementatie van OBS Solutions?
1. Volledige integratie
Van het invullen van een websiteformulier tot facturatie en opvolging: alle stappen verlopen binnen één samenhangende flow in Odoo.
Voordelen:
- Geen handmatige gegevensoverdracht
- Minder fouten en tijdverlies
- Volledige traceerbaarheid van elk contactmoment
2. Professionalisering van ledenbeheer
Alle leden worden beheerd via één centrale fiche met volledige historiek van betalingen, communicatie en deelname aan activiteiten.
Voordelen:
- Eén overzicht per lid
- Snelle toegang tot alle relevante info
- Betere opvolging en segmentatie
3. Snellere opvolging van vragen
To do’s worden aangemaakt als projecttaken en automatisch toegewezen. Ook tijdens afwezigheden of vakantie blijft alles vlot opvolgbaar.
Voordelen:
- Geen openstaande vragen blijven liggen
- Betere taakverdeling binnen het team
- Continuïteit in dienstverlening
4. Tijdswinst bij communicatie
E-mailcampagnes, nieuwsbrieven en eventuitnodigingen worden rechtstreeks vanuit Odoo verstuurd – zonder nood aan externe platformen.
Voordelen:
- Eén systeem voor alle communicatie
- Tijdbesparend
- Meer consistentie in uitstraling
5. Schaalbaarheid
BHC is klaar voor verdere groei in ledenaantallen, evenementen en activiteiten, zonder extra complexiteit in processen of systemen.
Voordelen:
- Eenvoudig uitbreidbaar
- Geen bijkomende software nodig
- Klaar voor de toekomst
Conclusie
Met Odoo 18 heeft Belgium Hospitality Club haar digitale fundamenten gelegd. Het resultaat is een georganiseerd, professioneel platform dat perfect past bij hun missie: een verbindend ecosysteem zijn voor de bedrijven. Dankzij de kracht van Odoo en een doordachte implementatie kan BHC zich nu volop richten op haar kern: samenwerkingen versterken en leden verbinden.
Plan vandaag nog uw gratis Odoo Demo met OBS!
We laten u het volledig geïntegreerde Odoo-systeem zien dat uw bedrijf naar een hoger niveau tilt.